Trabajos remotos y sus retos de comunicación.

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Después de trabajar varios años localmente, parte del equipo de Kioru inició trabajos de forma remota. Todo inició con un puesto de implementación y capacitación con el objetivo de llevar Saeko a todo México.

Después de trabajar varios años localmente, parte del equipo de Kioru inició trabajos de forma remota. Todo inició con un puesto de implementación y capacitación con el objetivo de llevar Saeko a todo México.

El crecimiento de la empresa permitió crear esta posición remota de manera espontánea, y con intención de apoyar el proceso de implementación de Saeko en los 30 Colegios de CECyTE: en total 1,200 planteles.

Algunos estudios marcan que la comunicación no verbal tiene entre un 65% a 93% mayor impacto que las palabras dichas, especialmente si en el mensaje está involucrando emociones. En base a esto, nunca se podrá comparar el exponer resultados de manera remota, por un correo electrónico o por un mensaje de voz a una presentación presencial con el equipo. Pero ¿qué se puede hacer si no podemos viajar cada fin de mes para presentar resultados? o peor aún ¿Qué pasa cuando una posición estratégica trabaja de manera remota?

La comunicación a distancia y en diferentes husos horarios es una actividad diaria en Kioru. Después de trabajar más de tres años fuera de las oficinas, he podido rescatar los siguientes puntos como lo más importantes para la comunicación y el trabajo remoto:

Conoce a tu equipo

La facilidad de contactar a las personas nunca fue más fácil y económico, una videollamada, un mensaje de voz o un simple texto puede llegar inmediatamente a casi cualquier lugar en el mundo y prácticamente gratis. La comunicación es instantánea, sin embargo, ésto no garantiza que el mensaje sea comprendido o interpretado con la intención del emisor. El equipo de trabajo necesita tiempo para conocerse y entender las formas y métodos individuales de trabajo que permitan interpretar los mensajes recibidos. La mejor forma, es que el líder del equipo tenga reuniones semanales de 15 minutos con cada miembro, donde se compartan la visión y objetivos en vez de intentar resolver un determinado problema, esto ayudará al equipo a conectarse con la visión y así fortalecer los lazos internos de la empresa.

Las herramientas correctas

Todas las herramientas de trabajo están en la nube. Desde canales de comunicación grupales y planes de trabajo hasta videoconferencias y documentación compartida. Se debe intentar mantener la costumbre de trabajar remotamente: tener una agenda digital, registro de entregas en herramientas de trabajo y entregar el trabajo en el almacenamiento compartido de archivos. Todos estos son algunas de las herramientas más comunes en la organización remota. Google Drive, Dropbox y Office 365 son algunos de los más utilizados.

La claridad y simpleza en la comunicación organizacional es clave, dejar al aire detalles pueden costar horas o días de trabajo. Lo peor que se puede hacer es dejar supuestos. Llevar a cabo minutas de las reuniones puede ser un tanto laborioso, sin embargo son increíblemente favorable cuando surgen dudas. No basta con escribir en notas personales de lo que se habló durante la reunión, es fundamental compartir el resultado de la reunión mantener sintonía en cuanto a los objetivos grupales y conclusiones finales. Kioru utiliza Podio, en donde se calendariza cada reunión con su respectiva minuta.

Aprende a trabajar remotamente

Pueden ser varias las razones para optar por un trabajo remoto. Pero no siempre es fácil y no a todos les agrada trabajar remotamente. Hay miles de artículos que explican por qué trabajar remotamente es una terrible idea [3 Reasons Why Remote Work Sucks].

Pero, ¿qué hacer si no hay otra opción? Lo ideal es establecer una rutina de trabajo, fijar la hora de inicio y fin de las actividades para evitar estar todo el día frente al computador siendo improductivo. ¡Aprovecha tus tiempos!, este tipo de esquema remoto ofrece beneficios como organizar tu tiempo y coordinar tus compromisos cuando y conforme sea más conveniente. La agenda digital es imprescindible para ésto.

Si no conoces el concepto de coworking space o espacio de trabajo compartido, te encuentras lejos de disfrutar el trabajar en una oficina pero sin jefe. Son lugares en donde laboran principalmente equipos remotos y puedes encontrarlos en múltiples ciudades. El afiliarte a un coworking space te ayudará a mantener una rutina, tener un espacio propio para reuniones, un escritorio y lo más importante: conocer personas.

En conclusión, el trabajo remoto trae consigo numerosos retos, principalmente en la comunicación con el equipo. Los tres puntos presentados son parte de la experiencia que nos dejan más de 4 años de trabajo remoto contínuo en una posición remota. El conocer a tu equipo y compartir los mismos valores han sido factores decisivos en el éxito en Kioru.

Jose Carlos Lopez

Trabajo para que Kioru cada día sea una de las mejores empresas de tecnología de México y America Latina.
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